Omnigraf: z kilkunastu do kilkuset zamówień miesięcznie — tym samym dwuosobowym biurem

Omnigraf to drukarnia z Niepołomic pod Krakowem, prowadząca sklep drukujdobrze.pl. Specjalność: wielki format i materiały reklamowe — folie, płyty PCV i dibond, banery — plus klasyczne ulotki i wizytówki. Na IwarePrint od marca 2020.

To case study o tym, co dzieje się z drukarnią, która przechodzi z Excela i telefonu na system — w sześć lat liczba zamówień wzrosła z kilkunastu do kilkuset miesięcznie, a biuro obsługi klienta ma nadal dwie osoby.

Jak było wcześniej

Excel i telefon. Dwa problemy, które Konrad Lubarski, właściciel, pamięta najlepiej:

„Pierwszy: jaką ostatnio robiliśmy cenę za to klientowi? Nie pamiętaliśmy, ile za co mu policzyliśmy. Drugi: nieporozumienia i błędy w druku — ktoś w biurze nie dopisał, że oczka mają być co 25 cm, i zrobili standardowo co 50.”

Konrad Lubarski, właściciel Omnigraf

Oba problemy mają to samo źródło: informacja o zleceniu żyła w głowie albo w telefonie, nie w zleceniu. Każdy, kto drukował baner z oczkami w złym rozstawie, wie, ile to kosztuje.

Co się zmieniło

„Poukładał wszystko, usystematyzował, wyeliminował błędy w druku, każdy widzi, co ma zrobić. Teraz wiemy, ile i za co kiedyś klient zapłacił — podgląd starego zamówienia. Zaoszczędził czas na przepisywanie Excela do faktur, przepisywanie, kto co ma zrobić. Krótko mówiąc: wszystko.”

Konrad Lubarski

Kto co z tego ma

Pytany o najbardziej wartościowy moduł, właściciel rozbija odpowiedź na trzy stanowiska — i to jest dobry opis tego, jak system działa w drukarni tej wielkości:

„Dla BOK — szybka kontrola, integracje fakturowania i kurierzy, oszczędzamy czas. Dla grafików — panel, przyporządkowanie i przypisywanie zamówień; w przyszłości mogą znaleźć w archiwum pliki po numerze zamówienia. Produkcja — w panelu produkcji mają wszystko podane i nie muszą dopytywać w biurze i u grafików, co mają zrobić.”

Konrad Lubarski

Czego nie ukrywamy

Ocena współpracy nie jest laurką. Właściciel wskazuje czas reakcji supportu — i to jest uwaga, którą słyszymy nie pierwszy raz.

„Średnio, ze względu na czas oczekiwania. Czasami uda się coś naprawić i wdrożyć szybko, ale zazwyczaj czekamy, przypominamy się po kilka razy, czy coś dzieje się z ticketem. Stale piszemy tickety, choć nie robimy ich za dużo, bo i tak czekamy.”

Konrad Lubarski

Odpowiadamy wprost: kolejkowanie zgłoszeń przez system ticketowy jest celowe, ale czas odpowiedzi na ticket to coś, co mierzymy i nad czym pracujemy. Dla drukarni, które potrzebują szybszej ścieżki, jest stały pakiet wdrożeniowy z kontaktem telefonicznym i mailowym.

Rada dla drukarni, która się zastanawia

„Warto spróbować, system jest naprawdę dobry. Miał wszystko, co potrzebowaliśmy, a nawet więcej — ciągłe poprawki i udoskonalanie systemu.”

Konrad Lubarski, właściciel Omnigraf